Resumen Conferencia Organización del Archivo Municipal

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Resumen Conferencia Organización del Archivo Municipal

INTRODUCCIÓN

Durante el verano de 2015 D. Nicolás Ávila Seoane, profesor de la Universidad Complutense de Madrid, Dª Irene Martín Rodríguez (Archivista del Senado), Dª Laura Esparza Sainz (Archivista del Senado) y Dª Raquel Barbera Arias (Biblioteca de Estudios Giennenses) han colaborado con el Ayuntamiento de Madrigal en la primera fase de la organización de su archivo histórico municipal. Desde entonces, han venido desarrollando una labor de estudio de los fondos allí depositados cuyas conclusiones iniciales se han presentado en la conferencia del pasado sábado 14 de enero en el Salón de Plenos de este Ayuntamiento.

RESUMEN DE LAS INTERVENCIONES Y CONCLUSIONES DEL ESTUDIO:

Los documentos se custodian en una habitación de la planta baja del hospital de Santa María de la Concepción, fundado en 1443 por la primera esposa de Juan II María de Aragón. Se encontraban en completo desorden dentro de más de cuatrocientas cajas, distribuidas arbitrariamente en tres apartados (A, B y C, sin más detalles), sobre estanterías metálicas y en aceptables condiciones de instalación. Fueron despachados o recibidos por tres instituciones diferentes: el propio concejo, el hospital de Santa María de la Concepción y el corregimiento. En origen hubieron de constituir tres archivos distintos y han de considerarse fondos independientes.

Los archivos no surgen por criterios históricos o de investigación, sino que se crean para preservar aquellos diplomas que sirven para garantizar los derechos, propiedades, rentas… de sus titulares, a fin de poder presentarlos ante las instancias que sea preciso, es decir, de la misma manera que nosotros conservamos hoy en día aquellos documentos que nos son útiles: escrituras de la casa, recibos, facturas, títulos… La finalidad cultural es algo que se incorpora a posteriori, cuando la documentación ya no tiene valor administrativo (porque ha caducado) pero sí alcanza un interés histórico, social…

Por esta razón, desde su constitución, los archivos han estado siempre organizados, descritos e inventariados. En cualquier momento era necesario buscar un papel, encontrarlo rápidamente y utilizarlo, por ejemplo, para un pleito contra otro pueblo o para asegurar el cobro de una renta que el rey pretendiera enajenar. Para ello era necesario contar con inventarios que dieran cuenta de los diplomas existentes. Mientras se investiga  el archivo de Madrigal se encuentran con cuatro: tres relativos al fondo del hospital y otro al del concejo, elaborados en los siglos XVIII y XIX, por lo que les permite conocer qué fondos había entonces.

Durante el tiempo que investigaron en Madrigal pudieron revisar las 54 cajas de la letra C, consideradas la más antiguas, y 23 de la B, es decir, aproximadamente una quinta parte del volumen total. Al mismo tiempo, procedieron a digitalizar aquellos diplomas que se acoplaban a las siguientes características y tipos documentales: estar datados en la Edad Media o durante el siglo XVI, ser de pergamino, haber sido despachados por las cancillerías real o pontificia, libros de actas concejiles, ordenanzas municipales, vecindarios, constituciones y estatutos del hospital, listas de enfermos y medicinas, inventarios de bienes y catálogos de documentos.

Una vez terminada la estancia en el pueblo y aprovechando las descripciones de los documentos y expedientes que habían realizado, pasaron a identificar y organizar las principales series que constituían cada uno de los tres fondos, procediendo a la elaboración de un cuadro de clasificación provisional.

Toda esa documentación forma parte del patrimonio español (ley 16/1985) y está protegida por la ley de archivos de Castilla y León 6/1991, en la cual se señala la pertenencia de los depósitos municipales al sistema archivístico autonómico (art. 47). Esta norma fue desarrollada mediante el decreto 115/1996 que aprobó el Reglamento del sistema de archivos de Castilla y León, que obliga de manera genérica a los archivos municipales a “cumplir las normas que establezca la Consejería de Educación y Cultura” (art. 20), aunque al mismo tiempo les concede cierta autonomía: “la organización, funcionamiento, reglamentación y presupuesto de los archivos de las entidades locales será competencia propia, sin perjuicio del cumplimiento de las normas que dicte la Comunidad Autónoma en virtud de sus competencias en materia de patrimonio documental” (art. 23). El decreto es especialmente cuidadoso con la documentación histórica, quedando los ayuntamientos obligados a incluirla “en el inventario de bienes y derechos con la consideración de bienes muebles de carácter histórico” (art. 27).

El archivo histórico municipal no es el único conjunto documental de Madrigal, donde existen o existieron además estos otros:

  • En el propio Ayuntamiento se conserva la documentación administrativa que se va generando hoy en día. Ese conjunto forma un único fondo con la sección histórica aunque hoy se encuentre dividido en dos depósitos. No hay previsto un sistema de transferencias periódicas de lo que va perdiendo vigencia administrativa desde el depósito central al histórico, por encontrarse éste desorganizado y carecer de archivero e instrumentos de descripción, lo que imposibilitaría su consulta. Es decir, en la práctica, la documentación municipal, que debería constituir un fondo único según el principio de procedencia, base de la Archivística moderna, ha quedado dividida en dos grupos estancos, formados sin criterio archivístico ni mutua relación.
  • Archivo de la Cámara Agraria.
  • Archivo del convento de Nuestra Señora de Gracia, de acceso vedado por encontrarse dentro de la clausura. Este fondo se completa con siete legajos y un libro que ingresaron en el Archivo Histórico Nacional tras la Desamortización.
  • Archivo de la Notaría.
  • Archivo de la parroquia de San Nicolás de Bari. En la propia iglesia sólo quedan los papeles más recientes, prácticamente todos del siglo XX, habiendo sido depositado el resto en el Archivo Diocesano de Ávila.
  • Archivo de la parroquia de Santa María del Castillo. Trasladado asimismo al Diocesano de Ávila.
  • Otro antiguo archivo sin restos ya en Madrigal es el del convento de San Agustín, abandonado tras la Desamortización. Cuatro legajos fueron a parar al Archivo Histórico Nacional.

Aún queda mucho trabajo por delante. Lo primero ha de ser terminar de ver los papeles conservados en las más de trescientas cajas que faltan por revisar; aunque se trate probablemente de lo más reciente, no es descartable alguna sorpresa. Ya después podremos identificar la totalidad de series y hacer el cuadro de clasificación definitivo. Con lo recopilado de cada expediente se podrá ya catalogar el archivo. Por otro lado, hay que depurar las fotografías tomadas de algunos diplomas y glosarlas escrupulosamente.